上司や同僚に、仕事の確認で連絡をすることってありますよね。
最近は連絡手段にMicrosoftのTeamsなど、チャットを取り入れている会社も多いです。
そこで他の人のやりとりを見ていて、
「一往復で済みそうなことを何度もやりとりしているなぁ」と、よく思うんです。
自分が連絡を貰う場合でも、あります。
「いやいや、それじゃ回答しようがないよ」って。
結局、何回ももらった連絡の内容についての確認メッセージが往復する羽目に・・・
無駄が嫌いな私は、そういうときについ、「めんどくさいなー」と感じるし、
こんなこと、言われなくも気づけないのかな？と思うけれど、誰も言ってくれないのでしょう。
でも、私が新人研修で何度伝えても、心がける努力をしない人の方が多かったです。
だから、やってみるだけで差が歴然とします。
ぜひこの記事を参考にチャットのメッセージを工夫してみてください。
もし社内の連絡ツールがメールの場合でも、要点を踏まえれば応用して使えるコツになりますよ！
- メンションとリプライの活用方法
- 簡潔に要件を伝えるコツ
- 最小限のやりとりで完結させるコツ
メンションとリプライを活用
メンション
まず、もしチャットがグループの場合、必ずメンションをしましょう。
よくあるのが、グループチャットにメッセージがポン！と入ってきて
「誰宛・・・？」と様子伺い状態になること。
時間がたったり、もしくは誰かが返信した場合に「あ、◯◯さん宛てです」とか、
ひどい場合、自分は関係ないと思って読まない、ってこともあります。
メンションの仕方は、ほとんどのチャットで、
グループチャットで「＠」と入力すると候補者が出てきますよ。
リプライ
グループだけじゃなくて、1対1のやりとりでも、
複数の要件でやりとりが進んでいる場合がありますよね。
続けてやりとりをしている場合を除き、
以前のメッセージに関することをコメントする場合、
必ずリプライをするのが親切だと思います。
これについても、リプライを使っていないために、
「◯の件ですか？」など無駄なやりとりが散見されていたりします。
意図と優先度を明記
最近主流の社内コミュニケーションツールは、チャット形式ですよね。
だから、メールみたいに挨拶文や自分の名前などを入れることはないと思いますが、
チャットの利点を生かして、要件のみサクッとメッセージするのが最適だと考えています。
結論から言うと、意図と優先度を明記するというのは、
「【急】【確認】◯◯について」などを文頭に記載するということです。
例えば、上長確認などの際、よく見るんですけれど
◯◯さんから✕✕について、問い合わせがありました。
回答としては△△で◯◯のため、✕✕は◻◻でよろしいでしょうか。
もしくは、◻◻ですと△△で◯◯のため✕✕、のように回答したほうがよろしいでしょうか？
お忙しいところ恐縮ですが、以下のように催促が来ているため、ご確認いただき早めに返信をお願いいたします。
+（問い合わせ元のスクショやリンクが添付されている）
みたいなやつ。
で、なかなか返信が来なくて催促していたり、追加の確認をやりとりしていたり・・・
どうですか？これ。
そもそも、読む気になりますか？
要点がまとまっていないことに加え、
問い合わせ元やリンクなど、判断に必要な全確認の手間を相手にかけているわけです。
ハッキリ言って、相手の時間を奪っていると思います。
先程のメッセージを添削してみましょう。
例
【◯時まで】【確認】
どう回答をしたらいいかご確認お願いします。
文頭をこうするだけで、まずメッセージの意図が明確になりませんか？
優先度を始めに入れることで、メッセージを受け取った人に対して親切ですし、
なるべく優先度に応じたペースで返信してくれるように誘導することができますよ。
それから、文脈のないメッセージを送るときに、
何の件かを明記せず、質問や確認を投げていることもよくあります。
つい主語が抜けちゃうおしゃべりみたいなものですね。
【確認】〇〇の件
と文頭に入れるだけでも、無駄なやりとりが不要でスムーズになりますよ。
返信が最小限で済むメッセージ
次に、相手の返信が最小限で済むように先読みしてメッセージを作成するコツについて書いていきますね。
返信が最小限で済むとは
具体的には、確認事項や判断依頼などのメッセージを投げるときに、
- 対応案・判断基準案とその根拠や理由を、3つくらいあげて選択してもらう
- もしくは「Yes」「No」で回答できるようにする
このどちらかにすることで、相手の返信が最小限で済みますよね？
ここでも私のオススメは、要点を箇条書きでまとめること。
例
先程の確認事項を、まとめてみましょう。
【◯時まで】【確認】
回答をどうしたらいいかご確認お願いします。
◯さんからメールで問い合わせあり
・問い合わせ内容を箇条書きで記載
回答案
1 ◻◻（根拠や理由）
2 △△（根拠や理由）
3 ◯◯（根拠や理由）
こうしたら、相手は数字で回答することができますよね。
しかも、パッと見て判断しやすいと思いませんか？
参照リンクや資料のURL
上記のように、最低限の情報を簡潔にまとめておいて、
必要であれば相手が詳細を確認する際に、自力でURLを探さなくても済むように、
参照リンクや資料のURLなども併記しておくと、より親切ですよね。
これは、自分が連絡を受ける際にもよく思います。
確認依頼が来て、文字だけで「◯◯の件」とかスクショだけ添付してあっても、
結局その元データを確認したり、関連リンクを自力で探して確認したり・・・
「そのリンク共有してください」って返信しちゃうことも本当によくあります。
ちょっとの工夫で、余計なやりとりの削減や相手の手間を省くことに繋がると思っています。
まとめ
チャットでメッセージを作成する際のコツをまとめると、
自分が受け取ってわかりやすく、的確な返信ができるかという視点で作るに尽きると思います。
メールよりも、チャットでの長文は、
パッと見たときの良くないインパクトが半端ないですよね。
プライベートでも、LINEで長文が送られてくると、ビックリしませんか？
でも、仕事の要件って、そんなに簡潔にまとめられないよって思う方もいるかもしれません。
それって固定観念かも。
やってみれば、できるものですよ。
さて、今日もがんばっていきましょう！
またね！
