ミーティング/MTGの設定時に注意すべき3つのポイント|会議を効率的に進める準備/手順

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派遣の仕事では、一番下っ端が任されがちな、

ミーティング(会議)のセッティングを頼まれること、多いんじゃないでしょうか?

会社によって、セッティング方法などは異なるでしょうが、

セッテイング時に参加メンバーへ連絡をすることは共通しているのではないかと思います。

意外と、こういう些細なところに心を配っていない人を散見します。

そんなミーティング(会議)では、

そもそも、何のために集まったのか?」なんて確認と説明から始まることもしばしば。

時間がもったいないですね。

今回は、そんなミーティング(会議)のセッテイング時に

私が心がけていることを共有していきますね。

この記事でわかること
  • 効率的なミーティング(会議)が実現するコツ
  • ミーティング(会議)セッティング時のコツ
  • Agenda(議題)の提示方法
  • ミーティング(会議)後のフォローのコツ
もくじ

セッティング時に記載する項目

ミーティング(会議)のセッテイング時に私がマストで明記している項目があります。

それは

  • ミーティング(会議)のセッテイング理由、目的
  • Agenda(議題)
  • 必要な場合は、事前準備のお願い事項

その目的を一言で表すと、効率的に最短でゴールにたどり着くため

ひとつひとつ、解説していきますね。

ミーティング(会議)のセッテイング理由、目的

まず、一番はじめに、このミーティング(会議)は何のために行うのか?

理由や目的を明記しましょう。

その際、意外とありがちなのが、明記されているけれど意味がよくわからない。というもの。

参加者の所属部署や担当業務によって、認識や理解度を想定して言葉選びに気を配ります。

例えば、セッティング理由が

今後のミーティング(会議)で発表予定の人が、

発表と発表に使用する資料(パワーポイントで作成したスライドなど)について、

事前に関係者へ確認とフィードバックを依頼する」だとします。

参加者が全員同じ部署で、業務が関連している場合などは、

◯/◯のMTGで発表予定の件で、内容とスライドについてFBいただきたく、

設定させていただきます。」で通じるかもしれませんよね。

でも、参加者によって

  • MTGって何・・・?
  • ◯/◯発表予定の内容って何?
  • FBって何・・・?Facebook・・・?
  • FBするとして、何を基準とてコメントしたらいいの?

なんて思われる場合もあるかもしれませんよね。

それを踏まえて、色々な参加者を想定して表現を以下のように工夫してみます。

例(バリエーション)

参加者文章例理由
全員同じ部署業務が関連している◯/◯のMTGで発表予定の件で、内容とスライドについてFBいただきたく、設定させていただきます。簡潔にしても意味が通じるため最小限でOK
業務が関連していない◯/◯XXのMTGがあり、△について(発表者名)が発表予定のため、発表内容とスライドについて事前にFBをお願いしたく、設定させていただきます。少し丁寧に意図を説明する
別の部署の人を含む業務が関連している◯/◯XXについてミーティングが開催予定となり、そこで(自部署名)より△について発表予定でございます。
そのため、発表内容とスライドについて(相手の部署名)の観点からフィードバックをお願いしたく、設定させていただきます。
単語を簡略化せず、丁寧に説明する
業務が関連してない◯/◯XXについてミーティングが開催予定となり、そこで(自部署名)より△について発表予定でございます。
(△についての説明)
そのため、発表内容とスライドについて(相手の部署名)の観点から、◯◯について表現や認識に問題や齟齬がないかのフィードバックをお願いしたく、設定させていただきます。
上記に加えて、相手部署に何の視点からコメントを欲しいのかまで明記する

どうですか?

参加者によって無限にバリエーションがあると思いますが、

この4パターンだけでも、

参加者によって表現を工夫することの意味がわかっていただけるかと思います。

Agenda(議題)

事前に具体的なAgendaを提示しておくことは、

ミーティング(会議)のセッティングにおいて、とても大切なポイントだと思います。

会議をセッティングする時点でAgendaが具体的に決まっていない場合でも、

  • 件名:◯の件について
  • 本文:先にお時間をキープさせていただくため、設定させていただきます。
    Agendaが決まり次第、更新させていただきます。

などと記載して、必ず前日までにAgendaを提示することをオススメします。

その理由としては、以下のようなものが挙げられるかと思います。

  • 何についてクリアしたい、伝えたいのか目的をクリアにして明言する
  • 参加者が議題を明確に事前に認識できるようにしておく
  • ミーティング(会議)内で、スムーズにAgendaへの議論ができる
  • Agendaによって、必要な資料やデータを各自準備することができる
  • そもそもAgendaが参加者にとって違和感や認識齟齬、またはミーティング(会議)不要でクリアできる内容かもしれない

Agendaを明記するメリットをわかっていただけたでしょうか?

例えば私がよく使う形式はこんな感じです。

Agenda
 - ◯について、事前にご確認いただきFBをお願いします
 - △について、ご相談
  ・☓は□で適切か?
  ・△がxの場合、▽で相違ないか?
 - ◯◯の現状について、可能な限りでお聞かせください
  ・◯の△はどう対応しているか?
  ・対応の際、どのような手順で運用しているか?

どうですか?一般的なAgendaより、かなりシンプルで具体的だと思います。

丁寧に伝えたいがあまりに、文章形式や、長い説明とともに記載しても、

逆に相手は事前に目を通す気にならないことが多いのです。

できるだけシンプルに、簡潔に、でも必要な情報がちゃんと伝わるようにする。

普段から文章作成する際に心がけておいて損はないですよ。

その他のコツ

更に、リンクなどがある場合は漏れなく貼っておきます

しかし、リンク先へ飛ぶ手間を踏んでくれない人がいることも想定して、

Agenda内にリンク先とリンク先に掲載されている

簡単な説明を併記することも工夫のひとつです。

できるだけ、ファーストビューで完結するようにしておくのも、

このブログの様々な箇所でお伝えしているコツですね!

事前準備のお願い事項など

さきほど、

Agendaによって、必要な資料やデータを各自準備することができる

とお伝えしました。

でもこれって、

準備の要否を判断/理解して、必要な場合は準備してくれるだろう

というお任せ状態なんですよね。

つまり、「Agendaを読んで自己判断で準備してくれるだろう

と想定できる参加者以外の場合は、明記しておいたほうが無難ということです。

例えば、こんな感じ。

事前準備のお願い
- お持ちでしたら、◯についてのデータをご準備ください
- △に事前に目を通してください
- ◇について、いくつか候補案をリストアップしておいてください

要するに、事前に共有・用意してほしい資料・データを伝えておくということです。

ミーティング(会議)後のフォロー

ミーティング(会議)で決定したはずなのに・・・

あの時こうなったはずなのに・・・こう言ってたはずなのに・・・

そういうことって、日常生活でもよくありますよね。

それを回避するためにも、ミーティング(会議)後は、参加者全員に議事録を共有しておくとベストですよ。

議事録

議事録も、シンプルにリスト形式で記載することをオススメしますが、

要点としては、

  • 認識齟齬がないように確認をする意図
  • 後日何かあったときのためにエビデンスを残す
  • ミーティング(会議)後の各自Todoがあれば、目安でも良いので具体的な日付を入れておく

になるかと思います。

その後、必要であれば各自Todoのリマインドや、

最終ゴールにたどり着いたら共有・・・

まで行えば、更に親切ですね。

まとめ

ミーティング(会議)のセッティングって、意外と雑な人が多いです。

もしかすると、セッティングだけ依頼されて、

詳細がよくわからない場合もあるかもしれません。

そんな時でも、私は依頼者へ必ず要件を確認します。

それでも人によっては要領を得ないコメントが来ることもあります。

その場合、具体的にAgendaと事前準備について共有しておくことで、

当日のミーティング(会議)を進めるために確認していると説明します。

私がここに書いたのは、

意外とそういう視点を持っていない人が多いだけで、いますぐ誰にでもできること

わざわざ時間を割いて集まるからには、

有意義な時間になるように最善を尽くしてこそ、

単なるミーティング(会議)設定でも「あの子は違う」と

差別化されてしまうかもしれないんです。

さぁ、今日もがんばっていきましょう!

またね!

※こちらの記事も合わせて参考にしてみてくださいね!

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