仕事で、いまだにメールを1日結構な数、やりとりしていませんか？
個人的には今時もっと便利で効率のいいツールやシステムがたくさんあるのになぁ・・・と思いますが、
郷に入っては郷に従え。
今回は、少しの工夫をするだけで、
劇的に見やすくて「きちんと伝わる」メールが作れるようになるコツを、
惜しみなく公開しちゃいます！
- 伝えたいことが的確に伝わるメールを作るコツ
- 相手から望む回答を最短で引き出す方法
- 期限を守ってもらうための工夫
伝えたいことは何？
メールって、何か伝えたいことがあって作りますよね？
まず、大前提として、どんなに丁寧に書いた文章も
他人は隅から隅までご丁寧に読んでくれません。
チャットと違って、ものすごい長文だったり、カラフルだったり・・・
真っ黒で読みずらいフォントで長文のメールなんて、開いてすぐ、閉じたくなっちゃう。
カラフル過ぎても、いったいどこが要点なのか、よくわからない。
なんなら、スクロールして下の方に要点や〆切が書いてあるなんて、
見過ごしてくれと言わんばかりだと思います。
他の仕事術でも再三お伝えしているけれど、まず「伝えたいことは何？」
そう、まず結論から述べましょう。
というわけで、私のオススメはこの順番を意識すること。
- 結論・目的・全体
- 背景・経緯・理由（説明）
- 見解・根拠
結論・目的・全体
結論・目的・全体を先に述べる意図は、
- このメールは何の要件なのか
- 伝えたいことは何件あるのか
- 期限があれば、〆切
これをまず先に述べることで、相手はこの後の説明を読む心構えができます。
この後の説明を、読む準備です。
自分に関係がなくCcに入っているとしても、そこだけ見て要点が掴めます。
まず要点を記載して、あとは補足していくようなイメージです。
ここを工夫することで、相手から望む答えを1回で引き出すこともできます。
〆切がある場合
〆切がある場合については、特に工夫をオススメします。
具体的には、
- マーカーや太字加工をしておく（目立たせる）
- Statusを「高」にする（確認漏れされないように）
- 〆切前の日時にアラーム設定をしておく（アラームでリマインド）
- 日にちだけではなく、時間まで明記する（期限を確実に意識してもらう）
などが有効です。
理由については、（）内に記載したとおりです。
例
事例を挙げていきますね。
例えば、相手に何か確認して知らせてほしい項目がハッキリしている場合、表を埋めてもらう形にすれば、スムーズですよ。
〇〇ご確認のお願いでご連絡いたします。
以下の表にご入力いただき、このメールに返信の形でmm/dd17:00までにご回答をお願いします。
これが表形式じゃなかったら、相手からの回答が不足している場合、
何回もメールをやりとりすることになったりしますからね。
他にも、何点か要件がある場合は、
〇〇ご提出のお願いでご連絡いたします。
以下△点の注意事項をご留意いただき、mm/dd17:00までにご対応をお願いします。
その他のコツ
さらに私がいつも心がけているコツは、
必ずこの結論・目的・全体が、パソコンで見たときのファーストビューでおさまるように意識すること。
これは、テストに出ます！っていうくらい大事です
実際私はたったこれだけで、劇的に相手の〆切厳守率が上がったことを実感していますよ。
例
要点から述べることのメリットがわかりやすい例を挙げますね。
メールじゃないけど、朝礼などで冒頭に「本日は共有1件、確認2件、相談1件です」
と言えば、
相手が「じゃあまず相談から聞こうか」（時間がなければ共有はメールでもいいし）
って感じで効率よく時間が使えます。
イメージ、できましたよね？
背景・経緯・理由（説明）
相手が要点を理解したところで、その背景・経緯・理由などについて説明していきましょう。
これにもコツがあって、まるべく文章で書かないこと。
箇条書きがオススメなんです。
箇条書きのススメ
この〇〇をご提出いただきたい背景には、かくかくしかじか・・・・
忙しい相手ほど、そんな説明、読む気もしないはず。
可能ならば箇条書き、もしくはリスト形式。
これが最強です。
この時、階層を揃えたり、手順をハッキリさせておくと、さらに読みやすいですよ。
例
●お願いしたいこと
1.URLへアクセスし、ファイル「〇〇」をダウンロードしてください
2.「〇〇」へ必要事項を入力してください
※参考：URL
3.入力済の「〇〇」をURLへアップロードしてください
もしくは、こんな感じ。
●背景
〇〇が△△で、◇◇の機運が高まってまいりました。
そのため、xx部においても、〇〇のデータを集計しKPI基準を設けることで◇◇への対策を講じて参りたいと考えております。
●提出方法
1.・・・
2.・・・
3.・・・
「●」などの記号を使って、項目ごとに分けることで、スッキリと読みやすくなりますよ。
根拠・見解
根拠と見解については、連絡する内容が、相手への報告や伝達事項の場合には
入れておいた方がいいと思っています。
マニュアル作成と同じで、
〇〇は△△でした。
って報告するだけじゃ、相手は何を根拠にそう判断したのはわからないですよね。
きちんと根拠や見解を述べておくことで、無駄なやりとりが減ることは明白だと思いますよ。
例
最後に、結論→経緯→根拠→見解の順番で、文章形式で例を出してみますね。
さきほどの会議でご確認いただいた〇〇について、
結論から申し上げますと、△△でした。
まず、この経緯は・・・。
そして、根拠としては・・・
そのため、〇〇は△△になるかと存じます。
文章だけにするとしても、結論→経緯→根拠→見解の順番で組み立てると、
とても読みやすくなりますよね。
まとめ
冒頭で言った通り、
あなたのメールを隅から隅まで丁寧に読んでくれる人は、滅多にいません！
要点がファーストビューにおさまり、大事なところにパッと目が行く。
つまり、直感的に見やすいメールにすることが、一番大事なコツかもしれません。
自分がメールを作成したら、相手の立場に立って、
まっさらな気持ちで読み返してみることをオススメします。
- 誤字脱字はないか
- 重複した内容が書かれていないか
- 削れる言葉はないか
- 全体を通して読んだときに、一番伝えたいことに目が行くか
などなど
何回も意識して心がけていくことで、スピーディーにわかりやすいメールが作れるようになりますよ！
さぁ、今日もがんばりましょう！
またね！
