みなさん、タスク管理って、どうしていますか？
Todoリストを作っているとか、スケジューラーなどに入れているとか、
それぞれのやり方があると思います。
会社でタスク管理ソフトが導入されていて、みんなで使っていたりしたら一番いいけど、
なかなかまだそんなに普及していないのが現状ですよね。
そこで、私のオススメはExcelなどでフォーマットを作成して、一覧化しておくこと。
今回は、そんなタスク管理一覧の作り方を説明していきますね。
- 仕事が遅くて効率が悪い理由
- 効率のいいタスク管理
- タスクの一覧化
- タスクの因数分解の仕方
タスク管理とは
そもそも「タスク管理シート」を作る時間が無駄じゃない？と思うかもしれません。
でも、意外と盲点だし、やっていない人が多いけれど、
結果としてこれが一番効率的だと私は感じています。
仕事が遅い原因
仕事がなかなか進んでいなかったり、一度仕上がったものに漏れがあって修正していたり、
結局「仕事が遅い」という印象がある人って、
だいたいが「その場その場でこなしている」ように見えます。
つまり、全体像やゴールと、そこに向かうまでの道筋を明確にせずに、
目の前のものに対して、その場の感覚だけで処理していたりするんです。
その場の感覚って、的確な判断ができていないことが多いです。全体像が見えていないから。
だから、せっかく仕上げても、抜け漏れがあったり、後から気づいてイチからやり直していたり・・・
同じ業務をこなすときも、やり方にムラがあって統一されていなかったり、
タスクによっては本来やらなくていいことをその人がやってしまったがために他の人もやらざるを得なくなったり・・・
一回決めた〆切も、
「やっぱり〇〇だったのでMM/DDまでにお願いします」とかって平気で速めてきたり。
本当によくあります。
こういう人がチームにいると、非常に効率が悪いですよね。
そこに加えて、こんなパターンもあります。
複数のタスクを抱えていることで、「やらなきゃ」という焦りがあるから、
一旦手を止めて、ものの30秒程度で処理できることも、後回しにしてしまう。
例
例えば、
- 今日中に作成しないといけない資料
- 明日までに確認して報告しないといけないこと
- 事前準備が必要な夕方からのミーティング・・・
いくつか並行してタスクを抱えているときに、誰かからチャットが来るとします。
「◯◯のURL教えて下さい」
そんな時は、一旦手を止めてURLを調べて返信すれば、すぐ終わること。
これはタスクでもなんでもない。
それなのに後回しにして、
・△△さんに◯◯のURLを返信
という「タスクとして抱えちゃう」人って、意外といるんです。
タスクを因数分解する
全体像とその道筋を明確にしておく・・・をせずにタスク処理をしていくと、
どういうことが起きるか、おわかりいただけたかと思います。
では早速、具体的にはどういうことか、説明していきますね！
結論から言うと、
- カテゴリー（大項目）
- プロジェクト（小項目）
- ターゲット（対象）、イシュー（課題、問題）
- KPI、目標、ゴール
- ステップ
- スケジュール
この項目で、タスクを因数分解しておくんです。
仕事内容によって必要のない項目もありますが、一読してから取捨選択して、応用いただければと思います。
カテゴリー（大項目）
カテゴリーとは、そのタスクがどこに属するものか、です。
例えば、医薬品の会社だとしたら、「営業」「事務」「配送」・・・。
いろんな職種があると思いますが、自分の属している部署の中でのカテゴリーです。
例えば、「事務」で、「発注」「電話対応」・・・などに分かれていたら、それをカテゴリーとします。
そのため、自分のタスクが他のカテゴリーを跨がない場合は、
カテゴリー（大項目）は不要かもしれません。
プロジェクト（小項目）
プロジェクトとは、カテゴリー（大項目）に対してのジャンル分け、
というとイメージがつきやすいかもしれません。
例
例えば、カテゴリー（大項目）を上記の「電話対応」とした場合の
プロジェクト（小項目）はこんな感じです。
| カテゴリー（大項目） | プロジェクト（小項目） |
| 電話対応 | 電話受注フロー |
| 電話対応 | 営業との連携 |
| 電話対応 | 電話対応のルール |
ターゲット（対象）、イシュー（課題、問題）
こちらは、読んでそのままですが、
イシューによって、次の項目「KPI、目標、ゴール」が変わってくるので、明確にしておく必要があります。
例
さきほどの例に照らし合わせるとこんな感じです。
| カテゴリー（大項目） | プロジェクト（小項目） | ターゲット（対象）、イシュー（課題、問題） |
| 電話対応 | 営業との連携 | ・対営業 - 営業ごとに連絡しやすい人へ個別連絡が入り、特定の人へ負担が増えている →均一化 - 連絡手段が電話、メール、チャットとバラバラ →統一化 |
| 電話対応 | 電話対応のルール | ・対顧客 - 受電時の - 受電後の文言を統一する |
KPI、目標、ゴール
まず、KPIとは、Key Performance Indicatorの略で、
目標の達成度を計測・監視するための定量的な指標です。
例えば、飲食店の売上げアップを目標としたKPIだったら、
客数・平均客単価・予約人数・提供スピード時間などが挙げられますね。
例
ここでも、先ほどの例に照らし合わせていきますね。
| カテゴリー （大項目） | プロジェクト （小項目） | ターゲット（対象）、 イシュー（課題、問題） | KPI、目標、ゴール |
| 電話対応 | 営業との連携 | ・対営業 - 営業ごとに連絡しやすい人へ個別連絡が入り、特定の人へ負担が増えている - 連絡手段が電話、メール、チャットとバラバラ | KPI ・1日1人あたりの営業との連携数 ・営業との連携をツールごとに計測 目標 ・営業の対応数を均一化し、連絡手段を統一化 |
ステップ・スケジュール
ここまで来たら、もう少し！
ステップは、どのように進めるかをリストアップし、
スケジュールではステップを元に具体的に〆切やマイルストンをひいていきます。
例
| カテゴリー （大項目） | プロジェクト （小項目） | ターゲット（対象）、 イシュー（課題、問題） | KPI、目標、ゴール | ステップ | スケジュール |
| 電話対応 | 営業との連携 | ・対営業 - 営業ごとに連絡しやすい人へ個別連絡が入り、特定の人へ負担が増えている - 連絡手段が電話、メール、チャットとバラバラ | KPI ・1日1人あたりの営業との連携数 ・営業との連携をツールごとに計測 目標 ・営業の対応数を均一化し、連絡手段を統一化 | ・毎日のKPIを計測、集計 ・均一化と統一化に向けたチーム内共通ルールを決める ・連絡手段統一の依頼を営業部へ周知する | ・〇/〇KPI計測開始 ・〇/〇ルール決定 ・〇/〇営業とMTG設定、周知 ・〇/〇ルール適用開始 |
どうですか？ここまで因数分解すれば、やるべきことが明確になり、
優先度もしっかり見えてきますよね。
まとめ
この一覧をExcelで作成したとして、作業時間はものの10分もかからないと思います。
これを上司や同僚に共有して、問題点を修正したり、お互いの認識を確認しあえば、
口頭だけで話し合うよりも効率的なことは明白ですね。
また、必要だと思っていたけど不要だった・・・・という作業も一目瞭然。
結果、効率アップにつながりますよ。
ちなみに私はこの一覧で決めたマイルストンをさらに細分化して、
自分のスケジューラーに入れて忘れたり漏れのないようにしています。
ご参考になれば幸いです。
さぁ、今日もがんばりましょう！
またね！
